Gogestión

Las nuevas tecnologías de las comunicaciones y de la información van adelantando posibilidades a las formas de interacción organizacionales, como es el caso de la multiconectividad de las redes de comunicaciones y la movilidad de las nuevas terminales informáticas.

Sin embargo, este cambio en las interacciones organizacionales supone unos cambios conductuales que suelen conllevar un rechazo al cambio. Aunque, en los últimos años sí se están produciendo cambios paulatinos en las organizaciones motivados por la influencia de las nuevas tecnologías.

Prueba de la dificultad de estos cambios es que actualmente seguimos utilizando un diseño de teclado en el ordenador (Querty) de 1868. Aunque, posteriormente, han surgido diseños más ergonómicos, como es el caso del teclado Dvorak en 1936, que no han tenido el éxito pretendido.

Parece que se está produciendo un cambio al respecto con las nuevas pantallas táctiles y, sobre, todo con el caso del nuevo iPad que prescinde completamente de un teclado físico para establecer el interfaz táctil como prioritario.

Aunque parezca simple este pequeño detalle de prescindir del teclado, para el fundador de Apple Steve Jobs, tiene un valor fundamental en cuanto que supone el dar paso a nuevas formas de interfaz con el ordenador dejando atrás el teclado.

Conforme a la evolución, el principal cambio organizativo que se ha producido en los últimos años es el uso cotidiano del email como forma de comunicación (que casi ha desterrado al fax) y la disposición de Internet como forma habitual de facilitar la información corporativa.

Mientras, en el ámbito privado se está expandiendo rápidamente el llamado Internet 2.0 o Internet Social en el que predominan los contenidos e interrelaciones entre los usuarios. Como ejemplo, el número de usuarios de la red social Facebook ya alcanza los 350 millones.

Seguramente, esta maduración de las herramientas de Internet 2.0 en el ámbito privado acabarán trasladándose al ambito organzativo, como ya hemos comentado ha sucedido con la herramientas del Internet 1.0.

Vamos a analizar este recorrido del cambio organizativo que está suponiendo Internet atendiendo a dos parámetros: el tipo de contenido (información y procesos) y el tipo de relación establecida (compartir o colaborar).

Respecto al tipo de contenido, distinguiremos entre la información y los procesos. Así, como tipo de información podría ser tanto una base de datos como algún tipo de documento. Y como procesos, podría tratarse desde un trámite administrativo a la realización de un proyecto determinado.

Respecto a la relación establecida, distinguiremos entre el compartir y el colaborar. Así, podemos compartir el acceso a una información o al estado de un proceso; o, también, podemos colaborar en la correalización de dicha información o proceso.

El primer paso en este recorrido al trabajo colaborativo que está suponiendo las herramientas del Internet 2.0. es el compartir información. Este estadio colaborativo ya es posible tecnológicamente con la posibilidad de compartir documentos que permiten tanto Microsoft Office, Open Office y Google Docs; así como el uso del email.

El segundo paso hacia el trabajo colaborativo, supone el colaborar en la realización de la información. Tecnológicamente tanto Microsoft Office, Open Office como Google Doc permiten esta posibilidad de correalización, pero su uso no está tan extendido. Sin embargo, en el ámbito privado este estadio está superado con los blogs, los foros y las redes sociales.

El tercer paso ya incide en los procesos en vez de la información. Supone el compartir la realización de un proceso. Así, cuando un usuario está autogestionando un servicio a través Internet, como sería el caso de su cuenta de seguros, bancaria o telefónica.

Este tercer estado es el resultado de la digitalización de los servicios y va a experimentar en los próximos años una generalización de su utilización debido a las nuevas posibilidades de las tecnologías de la información que hemos comentado.

El éxito de esta generalización se va a deber tanto al ahorro de costes que supone para las empresas, como a la preferencia de los usuarios de la autogestión de sus servicios a través de Internet en vez de ser atendidos prensencial o telefónicamente.

El último paso hacia el trabajo colaborativo conlleva el colaborar en la cogestión de los procesos. Este estadio está muy incipiente por su ligazón con el estado segundo (el colaborar en la correalización de información) y supone una predisposición organizativa previa.

Ya existen herramientas generalistas como el Google Wave que pueden ayudar a aprender a trabajar en cogestión. Este tipo de herramientas están pensadas para facilitar el trabajo en grupo tanto en el ámbito privado como el público.

La utilización de este tipo de software supone el cambiar ciertos conceptos y actitudes en la organización del trabajo. Es de esperar que, entorno a las redes sociales, vayan apareciendo la utilización en el ámbito personal de estas herramientas de trabajo colaborativo que sean la antesala de su utilización posterior en el ámbito organizativo.