Del Office al Trello

El paquete de ofimática “Microsoft Office” surge en el año 1989 junto a la implementación generalizada de los PC (Personal Computer). Antes, se utilizaban terminales dependientes de un ordenador.

Los PC más utilizados eran los IBM allá por el año 1981. Luego salieron los “clónicos” que fueron abaratando los precios y haciendo que se fueran introduciendo en las pequeñas empresas.

Los Mac fueron revolucionarios ya en 1985 con un sistema operativo de iconos y ventanas que te permitía utilizar fácilmente procesadores de texto e imagen creando unos documentos muy bien formateados. Windows tardó unos años más.

El uso del Microsoft Office con sus programas Word (procesador de texto), Excell (hoja de calculo), Power Point (presentaciones) y Access (bases de datos) era necesario para hacer las tareas habituales administrativas de una empresa.

Todos lo currículos de la era anterior a Internet (1996) mencionaban estos programas en el apartado de aplicaciones informáticas. Posteriormente, ha habido una evolución exponencial tecnológicamente.

La empresa ha ido requiriendo habilidades para el manejo de Internet. Así, el mantenimiento de las páginas webs y el comercio electrónico a partir del año 2000 y el de las Redes Sociales a partir del 2010.

Y han salido nuevos paquetes ofimáticos en la nube como es el caso de Google Apps que se adaptan a los nuevos requisitos de interconectividad desde distintos sitios y dispositivos.

Una interconectividad cada vez más necesaria con dos realidades en el ámbito empresarial: la internacionalización y la externalización. Ambos procesos requieren el trabajar con personas que no se encuentran en nuestro entorno próximo.

Pero, además de la tecnología, es necesaria una metodología de trabajo en equipo que posibilite la organización. Los primeros modelos surgen con el paradigma de la producción industrial.

Así surgen los “Workflow” en los que se automatizan los procesos de información que se llevan a término en una empresa. Funcionan a modo de bases de datos documentales.

También salen soluciones de desarrollo de proyectos, tanto en el entorno de la ingeniería como en el desarrollo de software donde es necesario ir aglutinando el trabajo de distintas personas.

Es la plasmación con el uso de las nuevas tecnologías de la tradicional Gestión de Proyectos que se ha ido mejorando tanto desde el ámbito de la ingeniería como el de la administración de empresas.

En el año 2012 surge la aplicación Trello, una herramienta gratuita de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla a través de tableros que podemos consultar vía web desde cualquier dispositivo.

Estos tableros contienen listas dispuestas de manera horizontal donde se puede apreciar, de un vistazo, un proyecto. Cada lista contiene tarjetas que pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse.

Estas tarjetas pueden contener listas de tareas, imágenes, archivos adjuntos, fechas de entrega, comentarios. etc. El resultado es una herramienta de colaboración muy intuitiva.

Además de Trello, podemos encontrarnos otros sistemas similares como son Asan o Teambox. También alternativas en código abierto como son Taiga, Kanboard, Libreboard, Restyaboard y TaskBoard.

El mismo paquete de Microsoft Office con su nuevo formato Office 365 también incluye herramientas para gestión de proyectos. Lo mismo que Zoho, un CRM, que ha incluido un módulo de gestión de proyectos.

La peculiaridad del Trello es su facilidad de uso por cualquier persona que hace que no se requiera un conocimiento previo de Gestión de Proyectos, sino que se adapta a las necesidades que se tengan.

En este momento no existe un estándar de gestor de proyectos, como ocurrió al principio con el Office, sino que las soluciones existentes van incorporando las mejoras de los otros.

Lo que si está claro que en la empresa actual es necesario incorporar los Gestores de Proyectos como una herramienta cotidiana como lo son las aplicaciones del Microsoft Office.