Empezar a digitalizar

En la sede de la UNED de Barbastro, recientemente se celebró una jornada sobre documentación digital organizada por Fujitsu y con la colaboración de la Fundación Ramón J. Sender y Planes Asesoría y Soluciones Informáticas.

El programa permitía en una única sesión ver tres ámbitos de la documentación digital. Así, la experiencia del usuario a través de la valija virtual de la UNED, la explicación tecnológica del fabricante Fujitsu, y la implementación por la asesoría informática de Planes.

El responsable del proyecto de la valija virtual para la gestión de pruebas presenciales de la UNED, incluyendo el retorno digitalizado de los exámenes, explicó la evolución tecnológica e implementación desde sus inicios en el año 1993.

Este desarrollo ha permitido simplificar los procesos de preparación, clasificación, transporte, reparto y recogida de exámenes, así como mejorar las condiciones para el desarrollo de los mismos y su seguridad. Como dato orientativo, decir que en el año 2010 se gestionaron 626.381 exámenes.

La representante de Fujtsu explicó las características de un escáner de modo que podamos determinar qué necesidades requiere nuestro proceso de documentación digital. Así, lo más elemental, como el grueso de los documentos que queremos utilizar y el sistema de entrada para que no se atasque.

Se centró en la particularidades del escáner documental. La posibilidad de digitalizar las dos caras, la detención de doble alimentación mediante ultrasonidos, el uso de distintos tamaños y gruesos, o las opciones de ajustes en la imagen y plantillas de búsqueda de información en el documento.

El director de Planes se centró en una solución de digitalización documental para microempresa basado en un scánner de la gama ScanSnap (pulsar un botón y basta) y la aplicación de software Rack2-Filer, ambas de la marca Fujtsu.

Esta empresa informática de Barbastro dispone de un portal web especialista en la comercialización de esta solución de digitalización, www.scansnap.es , que se une otros portales web, que también gestiona, como es el caso de www.portatilnet.es, especializado en la comercialización de portátiles.

Cuando se sale de una jornada de estas características, uno queda perplejo del avance de la tecnología y de la facilidad explicada de cómo una microempresa puede acceder a estas nuevas tecnologías que son necesarias adaptar en nuestras organizaciones.

Pasado el tiempo, vamos viendo que sí que hemos ido adaptando parte de esas tecnologías de la información, pero que parece que no se acaba nunca de invertir, sino que es un gasto continuo. Quizás, sea necesario que lo veamos como un gasto necesario para mantenernos competitivos.

Y la digitalización documental de la empresa es necesaria para nuestra competitividad en un ámbito empresarial donde se requiere compartir más información y más rápidamente tanto internamente como externamente con los proveedores y clientes.

Esta digitalización documental ya es una realidad porque está viniendo impuesta a muchas empresas por parte de sus proveedores y clientes, sobre todo si se trata de grandes empresas o trabajan con la administración pública.

La brecha que hay que salvar es el paso hacia una organización administrativa digital, que supone un cambio de paradigma no únicamente tecnológico y de organización de procesos, sino también cultural, sobre todo con la convivencia de la diferencia generacional en las organizaciones.

En este proceso de cambio cultural en las microempresas, las gestorías administrativas y las entidades financieras están haciendo un importante papel en cuanto que son las intermediarias en muchos procesos, sobre todo contables, fiscales y laborales.

A través de estas gestorías y entidades financieras, las empresas han ido paulatinamente digitalizando su procesos bancarios, fiscales y laborales, sin apenas ser conscientes ni tener incidencia en su funcionamiento cotidiano.

Con la implantación de la factura digital, que supone la digitalización de las relaciones comerciales, el ámbito interno de las organizaciones va a ser más consciente al verse más involucrado en este proceso de cambio.

El apoyo de la administración y las organizaciones empresariales en este proceso de implementación de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) ha ido creciendo conforme las necesidades lo han requerido.

Recientemente se ha puesto a disposición de la empresas de Aragón el teléfono 902 444 424 para poder consultar sobre ayudas y trámites con las TIC. Este servicio complementa al Servicio de Asesoramiento en Tecnologías de la Información (SATI) de las Cámaras de Comercio Aragonesas.

En el servicio SATI, ofrecido por la Cámara de Comercio con la colaboción del Gobierno de Aragón, nos aclararán y asesorarán sobre las distintas posibilidades disponibles que tenemos para nuestra empresa.

Pero, no sólo se trata de ponernos al día en el uso de las TIC, sino de analizar las posibilidades de competitividad empresarial que pueden derivarse en su implementación, tanto en los procesos internos como externos.